報連相(ホウレンソウ)を上手に行う、3つの準備

「ホウレンソウ！ちゃんとしろ！！」みなさん、言ったこと
言われたこと、ありませんか？
言われた通りにやっても、注意された経験ありませんか？
※昨日、言ってたことと違うじゃん！とか指示する側、される側　どちらも難しい【ホウレンソウ】これを上手に行う為の30分で出来る3つの準備について説明します。

関係者が100名以上いたプロジェクトの責任者を務めて、無事に成功させた私が、もらうと嬉しい上手な「ホウレンソウ」について、実例を交えてまとめました。

伝えたいこと、聞きたいことを3つの準備により整理し適切に話すことで、上手な「ホウレンソウ」が出来ます。

• 話題を洗い出して整理(3層構造整理)
• 話題を3つの準備により、ストーリーにする
• 相手に伝える(聞く)

「ホウレンソウ」を理解し、「ホウレンソウ」を使いこなしコミュニケーションを上手に行っていこう

報連相(ホウレンソウ)とは

報告・連絡・相談、仕事などで上司や先輩に行う、コミュニケーションの一つです。

目的

• 部署内の業務効率を上げる
• 問題解決を早くする

メリット

• 部署内のミスが減る
• 部下の状況を把握しやすくなる
• 上司がフォローを入れやすくする
• コミュニケーションをとる機会が増える
• チームメンバーの得意不得意が分かる

話題を整理する3つの準備

話題の洗い出し(3層構造にする)

先ずは「ホウレンソウ」を行いたい話題を考え【事実】と【論理・構成】に切り分けていきます。
今回は下記の３つの話題をまとめ

• 仕事の進捗が「1週間」遅れている
• 今やっている仕事が「難しくて」、進まない
• 有給を取りたい

【事実】とは「いつ、どこで、誰が、なにを、なぜ」など具体的な事象の事で、【論理・構成】は自分が「言いたいこと」「伝えたいこと」をまとめた物

「ホウレンソウ」したいこと(話題)を洗い出しました。
ポイントは図のように【事実】から【論理・構成】と下から積み上げるように整理することです。
【事実】が間違っている場合はそれを元に【論理・構成】を考えても意味はありません。。。

話題のポイントを見極める

洗い出した話題を元に、何を伝えたいのか考えましょう、話題は

• 仕事の進捗が「1週間」遅れている
• 今やっている仕事が「難しくて」、進まない
• 有給を取りたい

でしたね、あなたは「進捗が遅れている事を報告したいのか」
「仕事が進まないので、相談したいのか」
「休みたいけど、休みづらいので相談したいのか」
相手に伝えたいこと、相談したいことをストーリーや相談結果(想定)として考え、話題のポイントを設定しましょう。
今回は下記のストーリーとします。

話題の順番を整える

今回はどうしても1日有給が欲しい、でも仕事の進捗が悪い、という状況でストーリーは
【自分で遅れを取り戻して、気兼ねなく有給を取る】としました。
次は伝える話題の順番を考えます。

• 仕事の進捗が「1週間」遅れている
• 今やっている仕事が「難しくて」、進まない
• 有給を取りたい

仕事の進捗が遅れていることも問題ですが、「仕事が進まない」が一番問題だと判断します。
「仕事が進まない」相談を行い、問題を解決次に「遅れ」の【報告】から「遅れを取り戻す」【相談】をするのが良さそうです。
最後にいつ「有給が欲しい」ので、いつまでに「遅れを取り戻す」という【相談】を行うことにします。

1. 今やっている仕事が「難しくて」、進まない
   ➡進めるための相談を行う
2. 仕事の進捗が「1週間」遅れている
   ➡実際にどれくらい遅れているのか
   　どうやったら取り戻せるのか報告・相談する
   　※相談したら実は2-3日の遅れかもしれません
3. 有給を取りたい
   ➡いつまでに遅れを取り戻すのかの相談をする

補足：言葉づかいについて

上手に喋れないので、中々相手に話しかけづらいそういう方もいるかと思いますが、敬語などの言葉づかいは出来る限りでOKです。
(会社・相手、によっては不要な場合も多いですし)
「ホウレンソウ」では相手に伝えたいこと、聞きたいこと【事実】と【論理・構成】が出来ていれば合格です。
※自分なりに丁寧に話せば、相手にもちゃんと敬意は伝わります。

ホウレンソウは機会(チャンス)

アピール

自分の能力や実力を上司や先輩にアピールする「絶好の機会」です。
仕事は難しくて、中々進まなくて当たり前ちゃんと「ホウレンソウ」できる優秀な人材だとアピールしましょう

コミュニケーション

「ホウレンソウ」の仕方がうまいと、先輩や上司は時間をとって聞いてくれますし、色々な助言をくれるようになります。
円滑に仕事をするためにも「ホウレンソウ」を頑張りましょう

まとめ(30分で出来る3つの準備)

話題の[洗い出し・ポイント・順番]

「ホウレンソウ」を行う「話題」を洗い出し、話す内容の「ポイント」を決め(ストーリー作成)相手に伝わるように「順番」を工夫して伝えよう

「話題」の整理には3層構造の【事実】と【論理・構成】を切り分けて、整理していくのがオススメ切り分けが出来ているとストーリーも作りやすくなります。

Appendix(おまけMindMap)

感謝

お読みいただいた方、これまで私を指導してくれた諸先輩方(上司)現在、業務を行ってくれているメンバーありがとうございます。

本記事が気に入りましたら、また来ていただけると嬉しいです。

シンゲン

ブロガー / マインドマッパー

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